秘技|一秒找到文件

在一个美好周末,你约了帅气的理科男神帮你讲解大计基习题。正当你兴奋地打开了电脑,却听到他小声嘀咕:

"桌面怎么这么乱”
你强掩着失望想要打开电子习题,却突然找不到它的位置了!翻遍了许多文件夹都没有!慌张又尴尬!怎么办!
那么今天,我们教你如何整理文档。您的整洁桌面,由我们承包!

 

管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。

它的要点是:把文件装进分类的文件夹里,并且尽量以一种自己能明白的顺序

下面提供几个关于处理文件的小技巧,仅供参考:

给你的文件和文件夹统一命名

例如:可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。

还有,我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。

把有关的文件存在一起,而不去管他们的格式。

举个例子:把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT,另一个装所有的Spreadsheet等等。这样,找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

不要让文件夹里装得太满。

当一个子目录中的文件过多时,你就应该继续往下建立子目录(一个文件夹中有上百文件的话,查找会比较费劲,所以得往下分类)。分类的细化就意味着层级增多。层级越多,浏览的效率就会越低,所以整个结构最好控制在三级以内。越常用的类别,级别就应该越高(意味着可以更快的访问),你可以选择将目录的层级上调,或者发送这个目录的快捷方式到桌面。

在你的计算机上安装Google Desktop。

如果可以的话,在你的计算机上安装google desktop。这个简洁的小软件建立一个桌面搜索引擎把你所有的文件和电子邮件都编进引索,这样你就能方便快速的找到它们了。当你需要找一些不容易被发现的文件时,尤其方便。

记得备份你的文件归档系统。

再强调一遍:这个听起来有点枯燥,但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份,再给文档信息包括联系人都做备份。

 按行动先后次序整理。

利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级,提高效率。

按日期整理文件。

把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的,例如:一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。

很多人用版本号来区分不同改编过的文件。

例如:"Delta Traders contract v1"和 "Delta Traders contract v2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。

使用“记事本”文件。

记事本文件,也就是所谓的“43文件夹”方案,是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里这样在每天开始的时候,打开那天所对应的文件夹,把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。

如果你又是一天不能完成当天的工作,那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务,也可以作日记本用。

ps:文章内容来源于网络

作者:刘家儒

编辑:黄承媛

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